Waarom plannen als je niet kunt plannen?

Als je om je heen kijkt, dan zie je een hele snelle wereld en een 24-uurs economie. Vol haast, vol stress. Iedereen heeft het druk, of wordt geacht het druk te hebben. En vaak hebben we de grootste plannen.

Een artikel of blog over tijd, prioriteit en plannen is niet interessant. En voor velen lijkt het ook niet belangrijk. We hebben nachtwinkels, kunnen steeds meer thuis werken, en staan desnoods binnen 48 uur aan de andere kant van de wereld. Dus overal is wel tijd voor te vinden. Met andere woorden: alles kan altijd gewoon doorgaan. Ook zonder tekst daarover.

Mijn conclusie is vast te snel: we kunnen niet altijd maar doorgaan. Als je onderzoeken hierover leest, en naar je omgeving kijkt dan kan het niet anders of je komt tekenen tegen dat ons lichaam en brein het tempo van altijd door gaan helemaal niet aan kunnen. Door het stellen van prioriteiten krijg je meer tijd. Dus is het goed om stil te staan bij tijd en planning. En bij wat er van je plannen terecht komt.

 

Waarom ben ik zo gek om mijn tijd te besteden aan een schrijfsel als dit én een E-training over Tijd en Planning?

Als coach weet ik dat er veel meer belangstelling is voor andere onderwerpen waar mensen tegenaan lopen. Over persoonlijke balans, zelfvertrouwen vergroten, conflicthantering, assertiviteit, relaties, loopbaanvragen. Over toekomstplannen misschien ook nog.

Je tijd en planning én hoe je daarmee omgaat maakt vaak een onderdeel uit van de oplossing. Want hoe kun je iets verbeteren of verhelpen zonder daar tijd aan te besteden? Van mij mag je daar anders over denken.

De invloed van tijd, prioriteit en planning zie je ook terug in de onderwerpen waar meer belangstelling voor is. Of moeten we zeggen dat bij de onderstaande punten de noodzaak om er iets mee te doen sneller wordt gezien? En dat daarom de interesse groter is. Daarbij plannen we de hele dag, week, maand en ons hele leven. Dan ga je natuurlijk niet vertellen dat je er eigenlijk niet zo heel goed in bent. Of erger nog; dat je er door in de problemen raakt. Logisch? Nee. Wel begrijpelijk.  Maar bekijk het eens van de andere kant:

 

Soms wachten we te lang, en kun je problemen voorkomen door eerst te kijken naar je tijd.

Persoonlijke balans, stressmanagement en burn- outs hebben een duidelijk een basis in tijdsverdeling en prioriteiten.

Assertiviteit, en vergroten van zelfvertrouwen: Nee zeggen tegen een ander en ja tegen jezelf. Jezelf als prioriteit stellen en dit kunnen overbrengen naar anderen, eigen keuzes maken. Tja, dat is moeilijk als je al je tijd aan anderen geeft, goedkeuring van anderen zoekt en daarom anderen op deze manier (indirect) laat beslissen wat jij wel of niet doet.

Conflicthantering en communicatieproblemen hebben niet zelden een oorsprong in een ontevreden gevoel, gejaagdheid of stress. Voor goede communicatie is het belangrijk om de tijd te nemen: om de ander te horen, maar ook om te ontdekken wat jij zelf wil en hoe je dat gaat overbrengen.

Relatieproblemen, ongezonde relaties. Relaties kosten tijd en overleg. Je wil tijd met de ander doorbrengen, de ander zien en zelf gezien worden. Maar het is ook belangrijk om ruimte en tijd voor jezelf te hebben. Je blijft een individu. Je werkt naar een toekomst toe, zakelijk of privé, en dan is het wel handig als je je eigen plannen duidelijk voor ogen hebt.

 

 

Zal ik nog even doorgaan?

Tijd en planning zijn dus veel belangrijker dan het lijkt. Het is zo makkelijk gezegd dat we druk zijn, of dat een dag 4 uur meer moet hebben, omdat we denken dat we geen tijd hebben. Maar we hebben wel tijd. We hebben tijd, en we hebben prioriteit. Toch gaan we aan dat laatste wel erg vaak voorbij. En dat doen we echt zelf.

Twee dagen per week ben ik thuis. Mijn kinderen hoeven dan niet naar de opvang en willen dan natuurlijk ook aandacht. Vaak gaan we dan even naar mijn moeder, om haar te helpen met de boodschappen. Ze vind het heerlijk om samen over de markt te lopen en een kopje koffie te drinken in dat zaakje daar. Dan is ze even onder de mensen. Haar gezondheid gaat wat achteruit. En als mijn partner dan thuis komt van het werk is het fijn om tijd met hem door te kunnen brengen. Gelukkig slapen de kinderen nog overdag, dan kan ik iets in het huishouden doen en het eten voorbereiden. Ik ben blij als ik ’s avonds naar bed kan. En ik val altijd meteen in slaap. Ik voel me zo moe. Het zijn tropenjaren, en dat ik nu zo moe ben zal wel voorjaarsvermoeidheid zijn. (Ellen, 32 jaar, moeder en part-time secretaresse)

 

Herken je dat een beetje? Druk bezig zijn en niet meer toekomen aan dat wat je echt belangrijk vindt? Misschien herken je het op een andere manier. Het gevoel dat je geen aandacht aan iets kunt besteden. Of een gejaagd of gehaast gevoel als je een artikel leest – en daardoor te vroeg al moet selecteren op relevant of niet relevant.

Er gaan gewoon 2 hele kleine dingen mis:

• We delen onze beschikbare tijd op de verkeerde manier en onze prioriteiten in de verkeerde volgorde in.

• We zijn te goed geworden in uitstelgedrag. (Hier ga ik woensdag verder op in. Blijf je me volgen?)

Als we tijd over hebben, weten we ons daar niet zoveel raad mee. We voelen ons vaak schuldig als we tijd voor onszelf nemen terwijl er nog werk ligt te wachten. De tijd die we over hebben, vullen we in met nog meer taken. Hoe vaak zeg jij: “Mooi, nu heb ik tijd over om de was weg te werken/ een cadeau te halen/ de rozen te snoeien/ die e-mail te sturen/ een uurtje te sporten”.

Op het moment dat we ‘tijd over’ hebben om een taak te doen die we al wilden doen, dan was er al eerder iets verkeerd gegaan. In onze planning. We plegen roofbouw op onszelf, als we niet goed omgaan met onze tijdwinst.

Overzicht.

Laatst voerde ik mijn tijd in een excel bestand – super handig – om te berekenen hoeveel uur per week ik aan mijn studie kan besteden. Alles staat in die lijst, met een kopje ‘overige’ voor alle verloren tijd tussen twee bezigheden in. Van werk en reistijd tot uiterlijke verzorging, van slapen tot sporten.

En wat bleek? Ik kom 14 uur per week te kort. Schokkend! En toch ook niet. Het viel te verwachten. Als ik kijk wat ik allemaal doe en wil, dan krijg ik dat onmogelijk voor elkaar in de tijd die ik heb. En dat is net zoveel tijd als jij hebt. Om precies te zijn 168 uur per week.

Ik ben het type dat snel afgeleid is. Het ene moment sta ik de ramen te wassen, het andere moment ben ik in de ban van een voorbijvliegend projectiel (meestal een vogel). Of ik zit aan mijn administratie te werken, ga thee maken en zie stof liggen. Een paar minuten later sta ik mijn huis te soppen. Het duurt wat langer om ergens mee bezig te zijn, maar uiteindelijk was alles gedaan. Dat ging prima. Zolang ik niet naar de chaos keek. Toen werd ik vreselijk moe zodat ik nergens meer puf voor had. Daarna ben toch maar gaan plannen. Nu heb ik de tijd van mijn leven!

 

Wat zou er gebeuren als je elke week 30 minuten van die kostbare tijd zou besteden aan je planning? Schrikt het je af, omdat je dan nog een half uur extra kwijt bent? Of zie je juist het voordeel en pak jij die tijd om juist meer tijd over te houden?

Voordat je verder leest, is het goed om even over de vragen hierboven na te denken. Wat doet de gedachte om te gaan plannen met jou?

Dat hoeft maar kort te duren. Sta er gewoon eens even bij stil, hoe jij tegen plannen aankijkt. Grappig eigenlijk dat ik dat nu van je vraag: sta gewoon eens even stil. In ons gehaast leven. En toch is dat precies wat het verschil maakt tussen tijd te kort en tijd over hebben.

Als je al niet bereid bent om 30 minuten te besteden aan je eigen planning, dan kun je natuurlijk nooit verwachten dat er iets veranderd, of dat je meer tijd voor jezelf zou hebben. Wij zijn namelijk zelf verantwoordelijk voor verbetering. Niet de tijd. Tijd is de passieve factor hier.

 

Een andere manier van denken.

Ik ben zelf aan de slag gegaan met die 30 minuten. Als ideaal testpersoon: ik hou namelijk niet van plannen. Eigenlijk vond ik het maar moeilijk (gedoe). Het andere wat mij ideaal maakt om te kijken of dit werkte, is dat ik een vrouw ben met peper in mijn kont. Stilzitten of niets doen vind ik moeilijk en ik kan niet goed tegen vertraging als ik  nog zoveel te doen heb.

Elke zondag denk ik 30 minuten over mijn planning na. En heb ik elke week tijd over.  Sinds ik plan op een manier die bij mij past. En mijn planning is minimaal.

 

Een planning moet werken. Je hebt niets aan een planning waar je je niet aan houdt.

Dus moet je het anders aanpakken. En dat wat wel werkt, werkt ook voor dames zonder gedachtestorm. Nee ik heb geen wiel uitgevonden, maar heb wel door dat het aanhouden van een planning voor  een vrouw bent met gedachtestormen, perfectionisme nét even wat anders werkt. Het werkt voor vrouwen met perfectionisme, met adhd of add, hoogsensitiviteit of richting overspannenheid. En voor dames die gewoon niet van plannen houden.

En ja, natuurlijk gaat het wel eens mis. Dat is bij iedereen zo. Bij mij dus ook. Waar het om gaat is dat je gaat zien waar het mis gaat. En dat je het dan niet toch steeds op diezelfde manier opnieuw blijft proberen om het op te lossen. Je hoeft dan alleen wat aan te passen tot het beter past. Tijd is te kostbaar om te verspillen aan iets wat niet werkt.

 

Omdat het hele simpele kleine dingen zijn die mis gaan, is er ook een hele simpele oplossing.

En die oplossing zit hem in:

• De manier waarop wij naar onze tijd kijken.
• Hoe wij over onze tijd denken.

Hoe vanzelfsprekend de feiten over tijd (je kunt de tijd niet stoppen, en maar 1 keer uitgeven), we vinden het niet vanzelfsprekend om onze visie daarop te onderzoeken. Misschien omdat we aan feiten niets kunnen veranderen. Toch bepaald onze visie voor een heel groot deel hoe wij ermee omgaan en vooral of wij wel plannen op een manier die bij ons past – en dus – vol te houden is.

Tijd glipt door onze vingers. Omdat we de tijd niet stil kunnen zetten. Gaan we daarom maar het andere uiterste? We weten zo goed dat we tijd niet willen verspillen, maar vullen nog steeds onze tijd met onbelangrijke dingen. We blijven ons gedragen alsof we alle tijd van de wereld hebben.

Nou. Zóveel tijd is het nou ook weer niet. Zoals ik al zei: je hebt 168 uur per week. Daarbinnen moet ook geslapen en gewerkt worden. En ooit houden je weken op.

 

Nu kom ik bij het tweede punt. Hoe denk je over jouw tijd? En wat wil je doen in de tijd die je hebt?

Denken dat je tijd te kort komt, versterkt het gehaaste of gestreste gevoel. En haast en stress gaan je niet helpen om sneller te werken. Als je vaak denkt dat je tijd te kort komt, heb je niet op de juiste manier gepland. En dan is de kans ook groot dat je niet de juiste prioriteiten hebt gesteld.

Waarschijnlijk herken je het dan ook dat jij je regelmatig overvraagt voelt door anderen, dat je vooral bezig bent anderen, je laat inplannen door een ander, en op die manier aan jezelf voorbij gaat. Maar het is jouw tijd. Je zou zelf je grootste prioriteit moeten zijn. Niet je werk, niet een ander, niet je huishouden. Jij. En dús moet je ruimte inplannen voor jezelf, voor ontspanning, en voor onvoorziene vertragingen. Want anders plan je de tijd te strak, met als gevolg dat jij (zelf) alle andere zaken voor laat gaan.

 

Bundelen van onze gecombineerde bezigheden.

Als je jezelf prioriteit maakt, en ontspanning inplant lijkt het alsof je minder tijd over houdt. En dus minder tijd voor al die dingen die moeten. Maar heel veel dingen pakken we gewoon niet zo praktisch aan. En daarmee maken we ze groter en belangrijker dan ze zijn. En we zijn er teveel tijd aan kwijt.

Wat we kunnen doen, is taken bundelen. En daar zijn twee manieren voor:

• Terugkerende taken samenvoegen en uitvoeren op één moment dat meer tijd in beslag gaat nemen.
• Combineren van verschillende taken.

De eerste manier van bundelen doen we eigenlijk al vanzelf. We doen de vaat niet per kopje en we wachten tot we een volle wasmachine hebben voordat we die aanzetten. Elke dag boodschappen doen, omdat je toch langs de winkel komt, kost je al snel een half uur per dag.  Je kunt ook wekelijks de boodschappen halen. Je komt nog steeds langs de winkel, maar hebt tijd over.

 

Kijk eens kritisch naar je combinaties.

Na het bundelen, kun je kijken naar de manier waarop je taken combineert. Kijk jij televisie tijdens het strijken, zodat je toch nog wat ontspanning pakt? Luister een podcast, bel die vriendin die je al de hele week wilde bellen of gebruik een app om dingen in te spreken die je wil onthouden of uitwerken (ondernemers zullen deze tip herkennen).

Misschien is bovenstaande te logisch. Vraag je dan eens af hoe vaak jij het doen van boodschappen combineert met een aansluitende lunchafspraak met een vriendin in een leuk winkelcentrum met een restaurantje?

Kritisch kijken en heroverwegen kun je bij veel meer dingen – die je nu uit automatisme combineert – toepassen. Een andere combinatie kan meer tijdwinst opleveren dan je nu denkt.

 

Geef jij jezelf die 30 minuten per week ?

Pas als je een overzicht hebt van wat je allemaal moet en wil doen, kun je goed gaan plannen.

Kijk naar welk moment je het meest productief bent, hoeveel en wanneer je behoefte hebt aan ontspanning, en wat voor jou het beste werkt. Ga daar niet tegenin proberen te plannen, want dat krijg je geheid op je bordje terug.

Als je dat een keer per week een goede planning maakt, kost je dat 30 minuten/ eens per maand kost je 3 kwartier tot een uur (het bundeleffect) en krijg je dus inderdaad meer ruimte in je agenda. En die ruimte is fijn, want die heb je nodig voor onverwachte gebeurtenissen, en zodat je wat kunt schuiven zonder in de knel te komen.

Dan sluit ik nu af met een tip:

Plan jezelf niet vol. Bedenk dat alles waarvan je bereid bent om dat in de restjes van de tijd in te schuiven, waarschijnlijk niet zo heel erg belangrijk voor je is.

Accepteer dat je keuzes moet maken, maak de juiste zaken je prioriteit én accepteer dat je planning niet altijd even soepel loopt. Die gedachten geven rust. Daardoor werk je effectiever, en hou je echt meer tijd over.

Facebook
Facebook
info@beminded.nl
Instagram
YOUTUBE
YOUTUBE
LINKEDIN
RSS

Wil jij ook weten hoeveel tijd jij tekort komt ? Meld je dan aan voor mijn nieuwsbrief. Je ontvangt dan binnen 24 uur een GRATIS E-TRAINING TIJD EN PLANNING én een bestand in je mailbox waarin jij je tijd kunt invullen.

Dat kan hieronder:




Mind yourself,

BeMinded Coaching

 

Facebook
Facebook
info@beminded.nl
Instagram
YOUTUBE
YOUTUBE
LINKEDIN
RSS

 

Heb jij een druk hoofd of gedachtenstormen en wil jij gecoacht worden of meer informatie ontvangen? Lees er op de pagina over coaching of trainingen meer over. Neem vrijblijvend contact op of plan direct een reservering voor een gratis kennismakingsgesprek. Mail naar info@beminded.nl of bel 06 17 87 87 87 (ook in de avonden en het weekend).

Ik werk in de regio/ provincie Utrecht en coaching op locatie valt onder de mogelijkheden.

Meer lezen? Kijk dan bij mijn blogs.